Stereotypowy księgowy to nudziarz od cyferek, przedłużenie ramienia skarbowego, ktoś skupiony na analizie przeszłości. Tak było. Potwierdzi to – zresztą bez nadmiernego entuzjazmu – większość przedsiębiorców. XXI wiek stawia przed nami nowe wyzwania. Czego zatem powinniśmy wymagać od księgowego i jaka powinna być jego rola w naszym biznesie?

Dokumenty przepływające przez kolejne działy w firmie, ich opisywanie, wielopoziomowe zatwierdzanie, a następnie przekazywanie do księgowości, obróbka księgowa, ewidencjowanie, obliczanie podatku i informacja o wysokości i terminie płatności podatków – taki schemat odchodzi do lamusa. W ten sposób nie da się zarządzać nowoczesnym przedsiębiorstwem.

KSIĘGOWY XXI wieku – partner biznesowy przedsiębiorcy

Nie każdy z przedsiębiorców małego i średniego biznesu zdaje sobie sprawę, jak powinna wyglądać nowoczesna księgowość. Księgowy XXI wieku to osoba o wielu kompetencjach. To ktoś, kto na podstawie analizy przeszłości pomaga przedsiębiorcy w kreowaniu przyszłości.

Nowoczesna księgowość przybiera aktualnie nowe oblicze oparte o zintegrowane systemy IT, BI (business intelligence) i chmurę. Na czym to polega?

• ZINTEGROWANE SYSTEMY – czyli moduły do zarządzania przedsiębiorstwem, takie jak magazyn, sprzedaż, płatności, obsługa klienta łączone są z modułem HR oraz finansowym. To pozwala na zmniejszenie do minimum nakładów niezbędnych do przetwarzania dokumentów w poszczególnych działach firmy, a także eliminuje ryzyka błędów czy utraty dokumentów, etc.
• AUTOMATYZACJA – pozwala na księgowanie dokumentów za pomocą odpowiednio sprocedurowanych schematów i systemów IT.
• CHMURA – dostęp do dokumentów i danych jest możliwy z każdego miejsca na świecie w oparciu o komputer lub smartfon podłączony do internetu.
• OBIEG DOKUMENTÓW – w oparciu o rozwiązania chmurowe, które pozwalają na zarządzanie dokumentami online, ich weryfikację i zatwierdzanie.
• ARCHIWUM ONLINE – oznacza koniec z wykorzystywaniem przestrzeni na stosy dokumentów.
• ZARZĄDZANIE NALEŻNOŚCIAMI I AUTOMATYZACJA PŁATNOŚCI.

Księgowość korzystająca z nowoczesnych rozwiązań oznacza przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy, a przy tym pozwala przyspieszyć procesy finansowe i decyzyjne w przedsiębiorstwie.

Skoro rozwiązania IT wychodzą naprzeciw przedsiębiorcy zarządzającemu finansami w coraz większym stopniu to właściwie jaką rolę ma do spełnienia KSIĘGOWY XXI wieku?

• SPECJALISTA IT
  Księgowy to dzisiaj specjalista od nowoczesnego oprogramowania. Potrafi doradzić przedsiębiorcy, jak skorzystać z dobrodziejstw kreowanych przez nowoczesne technologie. Bez tego nie istnieje dzisiaj żadna poważna branża lub przestanie istnieć jutro. Nawet sklep warzywniczy będzie korzystać za chwilę z kas fiskalnych online, czyli ustawicznego wysyłania danych do chmury.
• ORGANIZATOR
  Księgowy to kreator procesów i procedur typu back office w firmie (workflow). Doradzi jak zorganizować procesy obiegu dokumentów, procesy płatności i monitorowania należności. Wesprze procesy zarządzania pracownikami, systemem wynagradzania, urlopami.
• DORADCA PODATKOWY
  To specjalista od poszukiwania legalnych oszczędności podatkowych. Ktoś, kto radzi przedsiębiorcy jak minimalizować obciążenia lub przesuwać je w czasie. Ktoś, kto na bieżąco śledzi ciągłe zmiany w przepisach podatkowych, aby zabezpieczać biznes przedsiębiorcy.
• DYREKTOR FINANSOWY
  To ekspert od analiz finansowych. Na podstawie raportów zarządczych wspomaga przedsiębiorcę w rozumieniu liczb, planowaniu finansowym, zarządzaniu płynnością finansową (cash flow) i pilnowaniu kosztów.
• DORADCA BIZNESOWY
  Dobry księgowy rozumie branżę przedsiębiorcy. Przygotowuje prognozy finansowe i pomaga w tworzeniu biznesplanów. Doradza w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych i organizacji finansowania. Wie, jak negocjować z bankami.
• DORADCA PRAWNY
  Działanie KSIĘGOWEGO XXI wieku wymaga ogromnej wiedzy prawnej. Prawo finansowe, podatkowe i bankowe, prawo pracy, prawo spółek handlowych, prawo cywilne, prawa autorskie, ochrona danych osobowych – to tylko niektóre z dziedzin będących chlebem powszednim dla oświeconego księgowego. Księgowy powinien poruszać się w powyższych obszarach wiedzy i mieć świetną orientację w przepisach prawnych.

Jak widać KSIĘGOWY XXI wieku, to … trochę inny księgowy. Stoją przed nim nowe wymagania i wyzwania. Jego rola w zarządzaniu firmą staje się coraz większa. Ale gdzie podziały się jego podstawowe funkcje, takie jak dekretowanie, księgowanie, sprawozdawczość, naliczanie płac i podatków, kontakt z US?

To wszystko pozostało…, tyle, że to tylko tło dla podstawowych kompetencji wymienionych powyżej. Automatyzacja, chmura, nowoczesne i zintegrowane systemy IT pozwalają na to, aby księgowy mniej czasu poświęcał na biurokrację, a więcej poświęcił na analizę teraźniejszości i aktywny udział w doradzaniu przedsiębiorcy.