Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Jak założyć działalność gospodarczą ?

Osoby chcące założyć działalność gospodarczą stoją przed wyborem wielu możliwych form stworzenia własnej firmy. Mając pomysł na własną działalność często śpieszy im się do rozpoczęcia realizacji własnego projektu.

To jak szybko uda nam się założyć nową działalność zależy przede wszystkim od tego na jaki model firmy się zdecydujemy.

Najszybciej można zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą. By ją założyć musimy złożyć odpowiedni wniosek w Urzędzie Miasta lub Gminy. Wniosek można dostarczyć do Urzędu osobiście. Wniosek o rejestrację firmy można złożyć również on-line, za pośrednictwem odpowiedniego formularza elektronicznego. Jeśli posiadamy zaufany profil e-PUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny to rejestracji możemy dokonać nawet bez wizyty w Urzędzie, w przeciwnym razie i tak będziemy musieli przyjść do Urzędu w terminie 7 dni podpisać wniosek.

Jeśli chcemy założyć spółkę z o. o, komandytową lub akcyjną proces rejestracji znacznie się wydłuży. Do założenia tego typu spółek konieczne jest uzyskanie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Rozpatrzenie wniosku o rejestrację spółki może trwać nawet do kilku tygodni. Najdłużej trwa zarejestrowanie spółki akcyjnej, co wynika z jej bardziej skomplikowanego charakteru.

Zakładanie swojej pierwszej firmy to dla przyszłych przedsiębiorców nie lada wyzwanie. Nawet jeśli posiadają oni konkretny pomysł na biznes to nie zawsze orientują się w kwestiach rozliczeniowych. Dlatego warto przed samodzielnym wybraniem typu rodzaju działalności swojej firmy, skonsultować się z zewnętrzną firmą oferującą usługi księgowe, która pomoże Państwu wybrać najkorzystniejszy model firmy dopasowany do charakteru jej przyszłej działalności oraz przeprowadzi przez proces rejestracji spółki.

Każdy przedsiębiorca musi w jakiś sposób rozliczać się z podatków, a do wyboru ma kilka metod uzależnionych od wielkości firmy i rodzaju prowadzonej działalności. Jedną z najprostszych form opodatkowania jest tak zwana karta podatkowa, która w wielu przypadkach jest rozwiązaniem bardzo korzystnym. Sprawdza przy szczególnie w firmach zatrudniających niewielką liczbę pracowników. Podatek nie jest wyliczany od wysokości dochodów, a wyznaczany przez naczelnika Urzędu Skarbowego. Trzeba jednak pamiętać o tym, że musimy go zapłacić zarówno wtedy, kiedy firma zarabia, jak również w przypadku, gdy pojawia się strata.

Kto może skorzystać z karty podatkowej

Jednym z ograniczeń związanych z kartą podatkową jest fakt, że nie każdy przedsiębiorca może się na nią zdecydować. Przepisy dokładnie określają warunki skorzystania z takiej możliwości – przeznaczona jest ona przede wszystkim dla niewielkich zakładów  handlowych, usługowych czy wytwórczych. Przede wszystkim prowadzona działalność musi znajdować się w załączniku nr 3 do Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym, nie może ona obejmować produkcji wyrobów opodatkowanych dodatkowo akcyzą. Przy prowadzeniu działalności nie wolno się posługiwać usługami wykonywanymi przez zewnętrzne podmioty oraz zatrudniać pracowników na umowy zlecenia czy o dzieło. Właściciel nie może też prowadzić żadnej innej działalności pozarolniczej, a jego małżonek firmy działającej w tej samej branży.

Zalety i wady karty podatkowej

Niezaprzeczalnie największą zaletą rozliczania podatków za pomocą karty podatkowej jest ich wysokość, przeważnie jest znacznie niższa niż przy prowadzeniu normalnej ewidencji. Ograniczone są także kwestie formalne, nie trzeba bowiem prowadzić ksiąg, składać zeznań podatkowych czy wpłacać zaliczek na podatek dochodowy. Jeśli klienci będą tego żądać, to jest obowiązek wystawiania rachunków i faktur, a dokumenty te należy przechowywać przez okres pięciu lat. Jednak taka forma rozliczeń nie daje możliwości rozliczania ewentualnych strat związanych z prowadzeniem działalności, a także prawa do ulg i odliczeń.

Jak widać, prowadzenie karty podatkowej wymaga spełnienia szeregu warunków obwarowanych ustawą. Uniwersalnym rozwiązaniem jest prowadzenie tradycyjnych ksiąg rachunkowych. Dają one danej firmie zdecydowanie większą elastyczność i nie hamują jej wzrostu.

Dla niektórych przedsiębiorców ryczałt jest bardzo korzystną formą opodatkowania, dlatego cieszy się sporą popularnością. Nie jest on jednak rozwiązaniem odpowiednim dla każdego – chcąc rozliczać się w takiej formie trzeba spełnić kilka warunków, między innymi związanych z charakterem wykonywanej działalności oraz wysokością obrotów. Mogą z niego korzystać między innymi przedstawiciele wolnych zawodów, osoby działające w branży budowlanej czy właściciele punktów gastronomicznych, a stawki opodatkowania wynoszą od 3% do 20%.

Podstawowe zasady ryczałtu

Rozliczenie przy pomocy ryczałtu polega na tym, że podatek odprowadza się od uzyskanego przychodu, a nie dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty. Taka definicja sprawia, że w przypadku ryczałtu koszty związane na przykład z zakupem materiałów czy sprzętu nie mają większego znaczenia, bo i tak nie są one uwzględniane przy wyznaczaniu wartości podatku. W praktyce oznacza to, że podstawa opodatkowania w przypadku ryczałtu będzie wyższa, ale inna jest także wysokość stawek, wynosząca od 3% dla działalności handlowej, gastronomicznej i usług związanych z produkcją zwierzęcą do 20% w przypadku wolnych zawodów. Przy firmach, które ponoszą niewielkie koszty rozliczanie się za pomocą ryczałtu może być korzystne, zwłaszcza jeśli są objęte niższymi progami.

Przy rozliczaniu ryczałtu najważniejsza jest ewidencja przychodów – musi ona zawierać wykaz wszystkich przychodów uzyskanych przez firmę, czy to z tytułu sprzedaży produktów czy wykonanych usług. Podatek od każdego przychodu należy wyliczyć według odpowiedniej skali, pomocna w tym celu będzie tabela procentowych wartości podatku dla poszczególnych działalności. Jeśli firma ma jeden profil działalności, to stawka będzie stała, przy kilku różnych należy dla każdej transakcji uwzględnić odpowiednią stawkę. Przy ryczałcie nie ma konieczności prowadzenia ewidencji kosztów, które nie mają wpływu na wysokość podatku. Jednak na wypadek ewentualnej kontroli warto przechowywać dokumenty związane z poniesionymi wydatkami.

Rozliczenie za pomocą ryczałtu jest stosunkowo proste i tanie.

Księga przychodów i rozchodów (KPiR) to narzędzie służące do spisywania bieżących obrotów przedsiębiorstwa, stanowiące podstawę księgowości uproszczonej. Jest to rodzaj ewidencji rejestrujący wszystkie przychody oraz wydatki firmy, na podstawie którego wylicza się zobowiązania podatkowe. Do prowadzenia KPiR zobligowane są przedsiębiorstwa, które rozliczają się na podstawie podatku liniowego lub zasad ogólnych, spółki jawne, partnerskie czy cywilne osób fizycznych, których przychody netto za poprzedni rok nie przekroczyły 1 200 000 euro. Wszelkie regulacje prawne dotyczące prowadzenia KPiR określa Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. – o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warto podkreślić, że ewidencji tego rodzaju nie mogą sporządzać osoby opłacające podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, wykonujące wyłącznie usługi przewozu osób oraz towarów taborem konnym, wykonujące wolny zawód adwokata jedynie w zespole adwokackim lub też dokonujące sprzedaży środków trwałych już po likwidacji swojej działalności.

Co należy wiedzieć o KPiR

Przedsiębiorca ma obowiązek założyć księgę z dniem rozpoczęcia działalności i w ciągu 20 dni zgłosić ją do urzędu skarbowego. KPiR powinna ewidencjonować dokładnie wszystkie transakcje związane z obrotem firmy – dochody oraz koszty takie jak pensje dla pracowników, wszelkie opłaty (energia, usługi telekomunikacyjne itp.), szkolenia, zakup materiałów. Można zdecydować się na tradycyjną papierową księgę lub formę elektroniczną – specjalny program, który ułatwi wszelkie obliczenia i pozwoli uniknąć błędów. Zarówno prowadzenie, jak i wszelkie formalności związane z rozliczeniem na podstawie księgi można powierzyć biurowi rachunkowemu.

Kontrola skarbowa wywołuje zdecydowanie negatywne skojarzenia i niechęć ze strony przedsiębiorców, którzy obawiają się zakłócenia codziennej pracy firmy, a także konieczności składania różnego typu wyjaśnień i okazywania dokumentacji. To prawda – cały proces kontroli bywa absorbujący i wymaga udostępnienia organom kontrolującym przestrzeni biura i dokumentów. Jednakże warto pamiętać, że zawiadomienie o planowanej kontroli otrzymuje się najpóźniej 7 dni przed jej przeprowadzeniem, jest to zatem czas, który można poświęcić na przygotowanie się.

Przygotowanie dokumentacji do kontroli

W treści zawiadomienia znajdują się informacje na temat zakresu kontroli, okresu i podatku, które zostaną skontrolowane. Należy więc przygotować dokumentację, interesującą kontrolerów, a także przejrzeć ją dokładnie. W przypadku wykrycia ewentualnych nieprawidłowości, takich jak błędy w rozliczeniach, można dokonać niezbędnych korekt. Dopuszczalne jest skorygowanie faktur (faktury kosztowe poprawia się przy pomocy not korygujących, a przychodowe – sporządzając faktury korygujące), poprawienie wpisów w księdze przychodów i rozchodów, dokonanie korekty deklaracji VAT i zeznania rocznego PIT, a także zapłacenie zalegających podatków. Warto także pamiętać, że obowiązkiem przedsiębiorcy prowadzącego transakcje zagraniczne jest przetłumaczenie wszelkich dokumentów w języku obcym – podkreślmy, że musi być to transkrypcja wykonana przez tłumacza przysięgłego. Ważne jest również to, że firma zobligowana jest do wydrukowania wszystkich dokumentów znajdujących się w wersji elektronicznej: rozliczenia z KPiR, e-faktury, a także często umowy czy rachunki.

Przeniesienie kontrolii skarbowej do siedziby biura rachunkowego

Najwygodniejszą opcją jest przeniesienie kontroli skarbowej do siedziby biura rachunkowego. Korzystając z usług naszej firmy, przedsiębiorcy mogą zająć się bieżącymi sprawami związanymi z działalnością, a nam pozostawić obsługę kontrolerów i przygotowania do ich działań. Wówczas w żaden sposób nie odczuwają oni kontroli skarbowej w swojej firmie i mogą swobodnie wypełniać służbowe obowiązki. Zapraszamy do współpracy!